In questo numero di CRM parliamo di 5 semplici e pratiche strategie da utilizzare subito per incoraggiare i tuoi clienti a pagare le fatture in tempo, mitigando così il rischio di ritardo che potrebbe compromettere il flusso di cassa (c.d. cash flow) e la tua attività di impresa.

1.EMETTI IMMEDIATAMENTE LA FATTURA
Questa è una strategia trascurata da molte aziende. Non appena i tuoi prodotti o i tuoi servizi sono stati forniti al cliente, inviagli immediatamente la fattura. In questa fase qualsiasi ritardo potrebbe offrire al cliente una scusa per bloccare, sospendere o ritardare il pagamento. Il passaggio ad un sistema di fatturazione digitale potrebbe accelerare notevolmente il processo di fatturazione per ridurre i ritardi di pagamento, perché non c’è la necessità di stampare e registrare copie della fattura.

2. RESTA IN CONTATTO CON I TUOI CLIENTI
Una buona strategia per incoraggiare i tuoi clienti a pagare in tempo è quella di costruire con loro un buon rapporto e rimanere in contatto con loro durante il ciclo del credito. Le chiamate di cortesia con il cliente assicurano che il focus rimanga centrato sulla fattura. Molte imprese corrispondono con il cliente tramite e-mail oppure con la classica lettera cartacea, ma la telefonata ha un impatto decisamente maggiore. Assicurati che la persona con cui sei in contatto, sia la persona responsabile del pagamento. Tieni un apposito registro dove annotare lettere, e-mail e telefonate che potrebbero valere come prove documentali in caso di un eventuale controversia in Tribunale.

3. COMUNICA LA POLITICA DELL’AZIENDA RIGUARDO IL RITARDATO PAGAMENTO DELLE FATTURE
I tuoi termini e le tue condizioni di pagamento sono una componente importante per mantenere competitiva la tua attività oltre a rappresentare un ottimo strumento per incoraggiare il pagamento nei termini.

Comunica al cliente sin dall'inizio del rapporto commerciale che l’azienda non tollererà i ritardi nel pagamento delle fatture, specificando le azioni riservate a chi non rispetta le regole.

Mantieni ferma l’applicazione della politica aziendale per il ritardato pagamento delle fatture: se un cliente sa di poter pagare in ritardo è probabile che lo farà anche in futuro.

La politica per ritardato pagamento potrebbe includere l’addebito di interessi per il ritardato pagamento oltre che l’affidamento del recupero delle fatture dei ritarda-tari ad un’agenzia di credit collection esterna. Mantenere il rapporto con il cliente (quando ne vale la pena) è fondamentale. Per i crediti appena scaduti, a scadere oppure scaduti da un massimo di 60 giorni, Cheope può sollecitare il cliente attraverso un apposito servizio (chiamato Soft Collection) senza compromettere il rapporto di cordialità e senza intaccare la fiducia che ha nella tua azienda.

4. INSERISCI IN FATTURA LO SCONTO CASSA
Lo sconto è una vecchia strategia di marketing più diffuse e viene utilizzata per promuovere i prodotti o i servizi aziendali. Gli sconti per i pagamenti anticipati forniscono un incentivo per i clienti a pagare riducendo il divario del flusso di cassa tra i fornitori paganti e la ricezione dei pagamenti.

Questa strategia deve però essere diversificata e modulata diversamente a seconda che si tratti di PMI oppure di realtà aziendali più grandi e complesse.

In quest’ ultimo caso, lo sconto cassa come strategia commerciale può essere applicato da tutte quelle aziende che hanno ridotto i costi di produzione ed hanno applicato contemporaneamente le cosiddette economie di scala.

Diversamente per le piccole realtà imprenditoriali (PMI) che fanno fatica a raggiungere il punto di pareggio (in economia aziendale viene definito come break even point) lo sconto cassa può essere applicato sporadicamente per non compromettere gli equilibri economici e finanziari evidenziati nel bilancio aziendale.

Lo sconto cassa può essere di due tipi:
1) fisso;
2) variabile.

Nel primo caso il valore dello sconto sarà identico per ogni cliente, mentre nel secondo caso potrà variare in relazione al valore dell’imponibile. Facciamo un esempio concreto:

L’azienda X può decidere di applicare i seguenti sconti:

- imponibile di € 100,00: sconto del 2%
- imponibile di € 200,00: sconto del 5%
- imponibile di € 300,00: sconto del 7%

Il minor introito generato dallo sconto può rappresentare un vantaggio rispetto all'ipotesi di ricevere il pagamento della fattura fuori dai termini.

5. AUTOMATIZZA IL CONTROLLO DEL PAGAMENTO DELLE TUE FATTURE E TIENI SOTTO CONTROLLO IL PAGAMENTO

Esistono programmi che gestiscono via SMS ed EXCEL le scadenze delle fatture automatizzandone il controllo ed il relativo pagamento. Importando in un foglio EXCEL nome, cognome e numero di telefono dei clienti è possibile, in uno step successivo che andrai ad impostare, inviare al cliente un SMS con l’indicazione della fattura in scadenza, facendo preciso riferimento alla data. Stabilisci quanto tempo prima della scadenza della fattura dovrai inviare il messaggio.

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